Autarquia chega aos 134 anos com diminuição do tempo médio de abertura de empresas para um dia e duas horas, segundo Márcio Shimomoto, presidente da Junta. Meta é atingir 100% de digitalização até o fim de 2025
Chegar aos 100% de digitalização até 2025 e reduzir o tempo de abertura de empresas de 26 para oito horas. Esse é o objetivo da Junta Comercial de São Paulo (Jucesp), ponto de apoio de contabilistas, advogados e pequenos negócios, que completou 134 anos dia 19 de julho.
O desenvolvimento de um novo sistema, desde janeiro último, focado no fim dos processos analógicos e no aumento da segurança das operações mercantis, não só de abertura, mas de alteração e encerramento de informações cadastrais e outros registros, já têm mostrado bons resultados, segundo o presidente da Jucesp, o contabilista Márcio Massao Shimomoto.
Batendo recorde de abertura de empresas no 1º semestre deste ano, com uma alta de 14% ante igual período de 2023, a autarquia ligada ao Governo do Estado de São Paulo subiu de posição no ranking nacional em tempo médio de abertura, da 27ª para a 19ª posição.
Mesmo ainda sem o novo sistema formatado, cujo desenvolvimento iniciou em janeiro último, a revisão de processos e a recapacitação de colaboradores já ajudaram a melhorar os indicadores dos serviços que facilitam o dia a dia do empreendedor. E a criar novas funcionalidades. “No mês que vem (agosto) será lançada a Abertura de Empresário Individual”, destaca Shimomoto.
Hoje, o acervo da Junta, que possui documentos antigos, datados da década de 1800, já foi 98% digitalizado, e 60% do volume de processos que chegam se tornam digitais, afirma.
“Tudo será digitalizado até o fim do ano que vem, e ainda teremos mais um ano pela frente para melhorar também os processos, se for preciso”, disse o presidente da Jucesp, que já comandou a Fenacon e o Sescon-SP, e hoje integra o Conselho Deliberativo e coordena o Conselho de Orientação e Serviços (COS) da Associação Comercial de São Paulo (ACSP).
Desde 2003, a ACSP, por meio de um convênio com o Governo do Estado de São Paulo, conta com um escritório regional da Jucesp localizado na rua Boa Vista (Centro da Capital paulista) que, além dos serviços de registro mercantil e do Balcão do Empreendedor, atua como fonte de orientação e suporte e já atendeu cerca de 1 milhão de empreendedores desde seu início.
No ranking do Sistema Nacional de Registro Mercantil, a Jucesp está em primeiro lugar, respondendo por 42% da demanda nacional. Subordinada ao DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração), é um órgão estadual que, em janeiro de 2011, passou a integrar a estrutura da Secretaria de Desenvolvimento Econômico, para alinhar seu trabalho às políticas públicas de desenvolvimento econômico, desburocratização e incentivo ao empreendedorismo.
A seguir, Shimomoto detalha um pouco da história e o novo momento da centenária Jucesp:
A Junta Comercial de São Paulo acaba de completar 134 anos. Quais os principais desafios e evoluções ao longo desse período para o empreendedor?
Desde o ano de 1890, quando a Junta foi criada, com primeira sede na Bolsa de Valores do Estado de São Paulo (hoje B3), ela veio evoluindo pouco a pouco. Eu até brinco que, quando eu tinha 12 anos de idade, o primeiro trabalho que me deram como office boy era abrir uma empresa. Aí eu fui à Junta Comercial, que só fazia registro da atividade e a parte fiscal. De resto, tinha que fazer uma via crúcis na Receita Federal, nos órgãos do Estado, do município…
E tudo andando – por isso demorava, naquela época, quase dois, três meses para abrir uma empresa, né? Porque você dependia de senha, da Prefeitura… aí, se a Prefeitura falasse: ‘você não pode abrir empresa nesse endereço’, tinha que voltar e fazer tudo de novo.
Só em 2019 foi criado o Integrador Estadual, em que a Junta ficou responsável por integrar esses órgãos de licenciamento, colocando tudo em uma única esteira. Foi isso que possibilitou criar e abrir uma empresa em dois, três dias. E assim foi evoluindo o processo da digitalização. Hoje estamos com o tempo médio de abertura de um dia e duas horas (ou 26 horas), mas temos a missão do governador Tarcísio de Freitas de que a empresa seja aberta em até oito horas.
Como essa demora refletia no dia a dia do empreendedor, principalmente o pequeno?
Se você pensar que antes eram três meses, e a meta hoje são oito horas, subentende-se que o empreendedor tinha que ter um fluxo de caixa para aguentar três meses. Se ele está querendo abrir uma empresa, vai ter que ficar esse tempo gastando dinheiro, enquanto a empresa ainda não pode emitir uma nota, não pode contratar, não pode abrir uma conta no banco…
Se você demora tanto tempo para abrir uma empresa, está gastando dinheiro que deveria estar usando nas próprias atividades. Então, a gente acredita que essa evolução do mundo digital e tecnológico da Jucesp, as integrações de sistemas, hoje estão com certeza beneficiando os pequenos empresários. Porque os grandes se viram de alguma forma.
A maioria dos pequenos empresários que tem o sonho de empreender não tem muito tempo, nem muito dinheiro. E essa demora reflete no atendimento para a realização desse sonho. Por isso é que uma Jucesp totalmente digital vai ajudar com que esse sonho não vire pesadelo.
Quais os objetivos alcançados em seu primeiro ano à frente da Jucesp?
Dentro dos objetivos que tinha comentado no ano passado, o tempo médio de abertura (eram dois dias). Já conseguimos avançar bem, de 27º lugar entre os Estados em tempo médio de abertura, para o 19º.
Ainda estamos sem o novo sistema, porque você sabe que a gente depende de contratação, licitação, da Prodesp (empresa de tecnologia do Governo do Estado de São Paulo). Há um processo burocrático que precisa ser cumprido.
Mas conseguimos fechar esse processo. Iniciou-se o desenvolvimento desse sistema em janeiro, e no mês que vem já estaremos lançando a Abertura de Empresário Individual.
Nós vamos começar por fases: do empresário individual, que é mais fácil, passaremos para as empresas limitadas, um pouco mais complexa. A grande maioria é limitada.
Depois, iniciaremos a alteração, que é 77% do movimento das empresas, passaremos para a alteração de empresários individuais e de ilimitadas e aí em seguida para as baixas.
E quais os principais desafios?
Foi o de organizar a Junta e rever todos os processos pensando no formato digital. Tivemos vários treinamentos, fizemos um planejamento estratégico e trouxemos todos os colaboradores da Junta para trabalhar juntos com um único objetivo.
Quando eu entrei, descobrimos que havia ‘cinco’ Juntas. Porque as pessoas não sabiam exatamente qual era a função da Junta, qual era a sua função… Então, nós tivemos que recapacitar as pessoas, trazer todos para fazer um treinamento conjunto. Melhorou o fluxo, melhorou o tempo médio de abertura. Tudo isso veio num crescente.
Estávamos com um sistema da época do Walter [Ihoshi, presidente da Jucesp que antecedeu Shimomoto], e de lá para cá foram feitas evoluções, mas com remendos. Por isso planejamos e agora estamos construindo um sistema que vai dar sustentabilidade para a Junta.
Em que ponto está o processo de digitalização total da Junta? Vai dar para chegar à meta de abertura em até oito horas?
Estamos nessa fase, de desenvolvimento de sistemas. Enquanto o sistema não fica pronto, você sabe: em todo o processo de digitalização de uma entidade é preciso rever esse processo.
Não adianta, digitalizar não é só pegar um papel, escanear e subir na internet. Digitalização depende da revisão de todo o processo, criando novas travas, novos modelos de segurança. Porque o digital traz muitas facilidades, mas traz insegurança ao mesmo tempo.
Nós estamos trabalhando no sistema para que ele seja um sistema fácil, ágil, rápido e, ao mesmo tempo, seguro. O avanço que nós tivemos hoje no tempo médio de abertura decorre de revisões dos processos que são realizados dentro da Junta Comercial.
Com as mudanças, conseguiremos reduzir esse prazo de abertura, alterações e cancelamentos para oito horas. É melhoria das pessoas que estão trabalhando com a gente e do sistema, que já conta com alguns processos mais fluidos e já reestruturados para o formato digital.
O senhor tinha falado de concurso para aumentar os colaboradores. Como está essa questão?
É como disse para você: nós estamos revendo todos os processos. Quando eu digitalizar os processos, eles vão modificar e a quantidade de pessoas também deve ser modificada.
Vamos reforçar alguns departamentos e outros serão diminuídos. E como não vai mais circular papel na Junta Comercial, tem uma série de áreas que vamos ter que refazer, remodelar. Não adianta eu fazer um concurso agora para depois, daqui a uns seis, sete meses, ter que mexer no pessoal. Então, nós vamos fazer alguma coisa, mas será após a digitalização completa.
Como nós vamos ter algumas funções que vão ter que ser repensadas porque não vai ter mais necessidade, o grande trabalho da minha gestão, desde o começo, é identificar isso e começar a qualificar pessoas para funções que serão mais úteis, pois algumas vão deixar de existir.
Quais seriam?
O atendimento ao público, por exemplo, não vai ter mais porque o pessoal vai entrar pela internet. O pessoal que digitaliza, eu não vou mais precisar, porque o próprio usuário vai poder digitalizar. E o de registro, porque o sistema vai fazer automaticamente.
Mas análise eu vou precisar continuar fazendo, então precisarei treinar as pessoas para isso, preciso de alguém de TI para desenvolver questões de sistema e dar suporte. Por isso há cursos no Qualifica SP: porque São Paulo vai precisar de 500 mil pessoas nos próximos anos para atender esse novo tipo de necessidade, então é importante buscar essa qualificação.
Sua gestão da Jucesp tem o mesmo prazo de duração do governo. Qual é a previsão para a digitalização estar concluída?
Até o final deste ano a gente termina essa fase, de abertura, alteração e cancelamento de individuais e limitadas. Até julho do ano que vem teremos as demais, porque a Junta também cuida de livros de tradutores e leiloeiros. Tudo será digitalizado até o fim do ano que vem, e ainda teremos mais um ano pela frente para melhorar também processos, se for preciso.
Qual é a perspectiva para dar continuidade à evolução da Junta nos próximos anos?
Nós queremos que o nosso sistema seja o melhor do Brasil e que o nosso tempo médio de abertura seja o número um do país. Um sistema fácil, desburocratizado e, principalmente, seguro.
Não adianta nada ter um serviço fácil e rápido e ser inseguro, que possibilita fraudes. Por isso o objetivo é desenvolver um sistema totalmente seguro para a população de modo geral.
São Paulo registrou recorde de abertura de empresas nesse 1º semestre de 2024. O que explica esses números: economia aquecida, maior facilidade na formalização?
Quem empreende são as pessoas e é o povo do Estado de São Paulo que está empreendendo. Realmente nós tivemos um recorde histórico no semestre, crescimento de 14%, ou 147 mil novas empresas a mais do que em igual período do ano passado. E isso vem crescendo.
Somos uma autarquia vinculada à Secretaria Estadual de Desenvolvimento Econômico, então temos que facilitar a vida do empreendedor e não criar problemas para ele.
Quando a gente começa a criar projetos, começa a facilitar a vida, a agilizar o tempo que ele tem para abrir a empresa, ele começa a faturar mais cedo, a empregar mais cedo… E o dinheiro que guardou para poder iniciar sua atividade passa a circular.
Nós temos alguns projetos do governo do Estado que também foram criados nesse sentido, como o São Paulo na Direção Certa, onde se reduzem as despesas para aplicar na melhoria do ambiente de negócios. Temos o Qualifica SP, que oferece cursos, treinamentos e capacitação.
Temos a Secretaria de Desenvolvimento, que tem feito várias reuniões de coalizão empresarial, conversado com prefeitos para identificar a vocação de cada cidade e criar uma infraestrutura dentro daquela região. Além de buscar investidores para trazer recursos ao estado de São Paulo. Quando se cria um ambiente de negócios que facilita o empreendedorismo, o povo paulista, que é naturalmente empreendedor, responde a isso abrindo empresas.
Fonte: Diário do Comércio
